Privacyverklaring

Bureaubuitenland België BV, Brusselstraat 51, 2018 Antwerpen, ondernemingsnummer 0736.772.309. Versie oktober 2026.

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft. Zij geldt voor onze website www.bureaubuitenland.be en voor onze dienstverlening aan OCMW’s, woonmaatschappijen en andere opdrachtgevers.

Vragen over deze verklaring of over uw gegevens kunt u stellen via info@bureaubuitenland.be of per post aan het bovenstaande adres. Onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO) is de heer Danny Baerts, bereikbaar via info@dpoassociates.eu.

Wij verwerken persoonsgegevens van drie groepen.

Contactpersonen bij opdrachtgevers en relaties. Medewerkers van OCMW’s, woonmaatschappijen, advocatenkantoren, leveranciers en andere organisaties met wie wij contact hebben of een overeenkomst sluiten.

Bezoekers van onze website. Iedereen die onze website bezoekt of een formulier invult.

Betrokkenen in onderzoeken. Personen van wie een opdrachtgever ons vraagt te onderzoeken of zij onroerend goed bezitten in het buitenland. Voor deze groep treden wij op als verwerker in opdracht van de opdrachtgever. De opdrachtgever is de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het doel en de grondslag van het onderzoek. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst die wij met elke opdrachtgever sluiten.

Contactpersonen bij opdrachtgevers. Naam, functie, organisatie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, correspondentie, offertes, overeenkomsten en facturen. Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst uit te voeren, te factureren, u te informeren over de voortgang van dossiers en om onze administratie en wettelijke verplichtingen na te komen.

Websitebezoekers. De gegevens die u in een formulier invult (naam, organisatie, functie, e-mailadres, telefoonnummer, uw vraag), uw IP-adres en de cookies die u via de cookiebanner toestaat. Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag of aanvraag te beantwoorden, om misbruik van onze website tegen te gaan en, alleen met uw toestemming, om het gebruik van de website te meten.

Betrokkenen in onderzoeken. Uitsluitend de gegevens die de opdrachtgever ons aanlevert en die nodig zijn om onroerend goed op naam te kunnen vaststellen: naam, geboortedatum en geboorteplaats, nationaliteit, eventueel de naam van de partner en de namen en geboortedata van ouders, en het onderzoeksland. Wij verwerken deze gegevens alleen voor het onderzoek dat de opdrachtgever heeft opgedragen en op diens schriftelijke instructie. Wij gebruiken ze nooit voor een ander doel.

• Uitvoering van een overeenkomst: voor gegevens van opdrachtgevers en relaties.
• Wettelijke verplichting: voor onze boekhouding en fiscale administratie.
• Gerechtvaardigd belang: voor de beveiliging van onze website en systemen en voor het bewaren van correspondentie.
• Toestemming: voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn. U kunt die toestemming altijd intrekken via de cookiebanner.
• Opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke: voor betrokkenen in onderzoeken. De opdrachtgever bepaalt de grondslag, doorgaans een wettelijke taak of een gerechtvaardigd belang bij de controle op de rechtmatigheid van een uitkering of een sociale huurwoning.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen.

• Aanvragen en vragen via de website: twaalf maanden na afhandeling, tenzij er een overeenkomst uit voortkomt.
• Gegevens van opdrachtgevers en relaties: zolang de relatie duurt en daarna zolang de wet dat vereist. Boekhoudkundige stukken bewaren wij zeven jaar.
• Dossiers van betrokkenen in onderzoeken: de termijn die in de verwerkersovereenkomst met de opdrachtgever is afgesproken. Na afloop vernietigen wij de gegevens of geven wij ze terug aan de opdrachtgever.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze alleen met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening.

Advocaten, makelaars en taxateurs in het onderzoeksland. Zij voeren de onderzoeken ter plaatse uit onder onze supervisie. Met elk van hen hebben wij een contract met geheimhoudings- en beveiligingsafspraken. Zij ontvangen alleen de gegevens die voor het betreffende onderzoek nodig zijn.

Microsoft 365. Onze e-mail, documenten en dossiers staan in Microsoft 365, met opslag in datacenters binnen de Europese Unie en een verwerkersovereenkomst met Microsoft.

Cookiebot. Beheert de cookietoestemming op onze website.

Overheid en rechter. Als de wet of een rechterlijke uitspraak ons daartoe verplicht.

Vermogensonderzoek in het buitenland betekent dat gegevens van betrokkenen naar het onderzoeksland gaan, binnen of buiten de Europese Unie. Dat gebeurt alleen voor zover het onderzoek dat vereist, alleen naar de door ons gecontracteerde advocaat of taxateur, en op basis van de waarborgen die de AVG voor zulke doorgiften voorschrijft, waaronder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De opdrachtgever wordt hierover vooraf geïnformeerd in de verwerkersovereenkomst.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: meervoudige authenticatie op al onze accounts, versleutelde opslag en verbindingen, toegang alleen voor medewerkers die de gegevens voor hun werk nodig hebben, een beveiligd kanaal voor de uitwisseling van dossiergegevens met opdrachtgevers (nooit via het websiteformulier of gewone e-mail), geheimhoudingsplicht voor alle medewerkers en ingeschakelde derden, en een datalekprotocol voor het geval er toch iets misgaat.

U heeft het recht op inzage in uw gegevens, op verbetering van onjuiste gegevens, op verwijdering, op beperking van de verwerking, op bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en op overdraagbaarheid van gegevens die u zelf heeft verstrekt. Toestemming die u heeft gegeven, kunt u altijd intrekken.

Bent u betrokkene in een onderzoek, dan oefent u deze rechten uit bij de opdrachtgever die het onderzoek heeft laten uitvoeren. Die is de verwerkingsverantwoordelijke. Wij helpen de opdrachtgever daarbij.

Stuur uw verzoek naar info@bureaubuitenland.be. Wij kunnen u vragen zich te identificeren. U ontvangt binnen één maand antwoord.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, telefoon 02 274 48 00.

Welke cookies wij gebruiken en hoe u uw voorkeuren aanpast, leest u in onze cookieverklaring.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op www.bureaubuitenland.be. Deze versie is van oktober 2026 en vervangt de versie van juni 2023.