Conditions générales

Conditions générales de Bureaubuitenland België BV, agissant sous le nom de Bureaubuitenland.be. Version d’octobre 2026 : corrigée sur le plan rédactionnel, inchangée sur le fond par rapport à la version d’août 2020.

Article 1 Généralités

Dans les présentes conditions générales, on entend par :
– donneur d’ordre : la partie qui confie la mission.
– prestataire : Bureaubuitenland België BV, agissant sous le nom de Bureaubuitenland.be, dont le siège est établi Brusselstraat 51, 2018 Antwerpen, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0736.772.309.

Article 2 Applicabilité

Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les relations juridiques entre le prestataire et le donneur d’ordre, sous réserve de modifications des présentes conditions, lesquelles doivent avoir été confirmées expressément et par écrit par les deux parties.

Article 3 Offres

03.1 Toutes les offres de Bureaubuitenland.be sont sans engagement, sauf si – et alors seulement dans la mesure où – Bureaubuitenland.be en a disposé autrement par écrit.

03.2 Toutes les offres sont valables pendant quatre semaines à compter de leur date, sauf indication contraire. Bureaubuitenland.be n’est lié par l’offre que si l’acceptation de celle-ci est confirmée selon les modalités prescrites, par écrit ou par e-mail, dans les quatre semaines à compter de sa date. Si l’acceptation n’intervient pas en temps utile, Bureaubuitenland.be a le droit d’adapter les délais d’exécution ou les montants.

03.3 Le donneur d’ordre répond de l’exactitude et de l’exhaustivité des données fournies par lui ou en son nom à Bureaubuitenland.be, sur lesquelles l’offre est fondée.

03.4 Bureaubuitenland.be ne peut être tenu par des offres si le donneur d’ordre peut raisonnablement comprendre que l’offre, ou une partie de celle-ci, contient une erreur d’écriture ou une méprise manifeste, ou est fondée sur des données inexactes fournies par le donneur d’ordre.

Article 4 Formation du contrat

04.1 Le contrat est formé au moment où une mission a été signée par le prestataire et le donneur d’ordre, ou au moment où l’offre a été approuvée par écrit par le donneur d’ordre. La confirmation est fondée sur les informations fournies à ce moment par le donneur d’ordre et le prestataire.

04.2 Les parties sont libres de prouver que le contrat a été formé d’une autre manière.

04.3 Le contrat est conclu pour une durée indéterminée, à moins qu’il ne résulte du contenu, de la nature ou de la portée de la mission confiée qu’il a été conclu pour une durée déterminée.

Article 5 Obligations du donneur d’ordre

05.1 Le donneur d’ordre est tenu de mettre à disposition en temps utile toutes les données et pièces dont les collaborateurs du prestataire, selon leur appréciation, ont besoin pour exécuter correctement la mission confiée.

05.2 Le donneur d’ordre répond de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la fiabilité des données et pièces mises à la disposition des collaborateurs du prestataire, même si celles-ci proviennent de tiers, pour autant que la nature de la mission n’en dispose pas autrement.

05.3 Si et dans la mesure où le donneur d’ordre le demande, les pièces ou appareils mis à disposition lui sont restitués.

05.4 Les frais supplémentaires et les honoraires supplémentaires résultant du retard dans l’exécution de la mission, occasionnés par le fait que les données et pièces demandées n’ont pas été mises à disposition, ne l’ont pas été en temps utile ou ne l’ont pas été de manière appropriée, sont à la charge du donneur d’ordre.

05.5 Le cas échéant, si cela est nécessaire à la bonne exécution des travaux, le donneur d’ordre mettra à la disposition des collaborateurs du prestataire un espace de travail adéquat et le matériel nécessaire. Dans ces cas, les collaborateurs du prestataire se conformeront aux normes et au règlement intérieur en vigueur chez le donneur d’ordre.

Article 6 Exécution de la mission

06.1 Le donneur d’ordre sélectionne les données (à caractère personnel) sur la base desquelles Bureaubuitenland.be doit mener l’enquête et fournit ces données à Bureaubuitenland.be en vue de l’exécution de la mission.

06.2 Le prestataire ne peut effectuer et facturer au donneur d’ordre davantage de travaux que ceux pour lesquels la mission a été confiée que si le donneur d’ordre y a consenti au préalable.

06.3 Si et dans la mesure où la bonne exécution du contrat l’exige, le prestataire a le droit de faire effectuer certains travaux par des tiers.

06.4 Les travaux convenus sont effectués par le prestataire selon sa propre appréciation – à l’exception des missions qui sont expressément exécutées sous la direction du donneur d’ordre.

Le prestataire a le droit de fixer et d’organiser le moment et la durée des travaux selon sa propre appréciation. Il s’efforce bien entendu d’achever les travaux dans le délai proposé.

Article 7 Confidentialité

07.1 Le prestataire est tenu à la confidentialité à l’égard des tiers, sauf s’il a une obligation légale de divulgation.

07.2 Le prestataire n’est pas autorisé à utiliser les informations mises à sa disposition par le donneur d’ordre à une autre fin que celle pour laquelle elles ont été obtenues. Une exception est toutefois faite lorsque le prestataire agit pour son propre compte dans une procédure disciplinaire, civile ou pénale dans laquelle ces informations peuvent être pertinentes.

07.3 Le prestataire imposera les obligations qui lui incombent en vertu du présent article aux collaborateurs et aux tiers auxquels il fait appel.

07.4 Sauf autorisation écrite préalable du prestataire, le donneur d’ordre ne rendra pas public le contenu des rapports, avis ou autres expressions, écrites ou non, du prestataire lui-même ou des collaborateurs du prestataire, qui n’ont pas été établis ou formulés dans le but de communiquer les informations qu’ils contiennent à des tiers. Le donneur d’ordre veillera également à ce que des tiers ne puissent pas prendre connaissance du contenu visé à la phrase précédente, sauf s’il a une obligation légale de divulgation.

Article 8 Propriété intellectuelle des moyens et méthodes utilisés

Le prestataire se réserve tous les droits relatifs aux créations de l’esprit qu’il utilise ou a utilisées lors de l’exécution de la mission du donneur d’ordre, dans la mesure où ces droits découlent de la loi. Il est expressément interdit au donneur d’ordre de reproduire, de divulguer ou d’exploiter ces créations, y compris les logiciels, conceptions, avis, rapports, syllabus et autres créations intellectuelles du prestataire, le tout au sens le plus large du terme, avec ou sans l’intervention de tiers. Il n’est pas permis au donneur d’ordre de remettre à des tiers des outils de ces créations, si ce n’est après autorisation écrite préalable du prestataire.

Article 9 Honoraires et autres frais

09.1 Les honoraires du prestataire sont conformes à l’offre approuvée ou au contrat signé.

09.2 Si, après la formation du contrat mais avant l’exécution complète de la mission, des travaux imprévus ou des procédures incidentes s’avèrent nécessaires, le prestataire est en droit d’adapter le tarif convenu en conséquence et de le facturer. Ceci, bien entendu, après concertation avec le donneur d’ordre.

09.3 Les frais de déplacement et le temps de déplacement des collaborateurs du prestataire et des éventuels tiers auxquels il est fait appel sont compris dans les honoraires, sauf s’il s’agit de frais de déplacement imprévus. Dans ce cas, le prestataire prend d’abord contact avec le donneur d’ordre pour lui fournir une spécification des frais de déplacement imprévus.

09.4 Les honoraires du prestataire, majorés le cas échéant des provisions et des factures des tiers auxquels il est fait appel, sont facturés par enquête achevée, sauf convention expresse contraire.

09.5 Après la formation du contrat, une provision sur les honoraires est facturée au donneur d’ordre au début des travaux, sauf convention expresse contraire. La provision sera imputée sur la facture finale.

Article 10 Paiement

10.1 Le paiement par le donneur d’ordre doit être effectué, sans déduction, remise ni compensation, dans les 30 jours à compter de la date de la facture.

10.2 Le donneur d’ordre n’est pas autorisé à suspendre le paiement d’un quelconque montant facturé.

10.3 À compter du moment où il est en demeure, le donneur d’ordre est redevable d’un intérêt de 1,25 % par mois sur le montant impayé, à moins que le taux d’intérêt légal applicable en cas de retard de paiement dans les transactions commerciales (loi du 2 août 2002) ne soit plus élevé, auquel cas ce taux d’intérêt légal s’applique.

10.4 En cas de liquidation, faillite, réorganisation judiciaire ou déconfiture du donneur d’ordre, les créances du prestataire et toutes les autres obligations du donneur d’ordre envers le prestataire sont immédiatement exigibles.

10.5 Les paiements du donneur d’ordre peuvent, quelle que soit la référence de paiement, dans tous les cas être imputés par le prestataire, conformément aux règles d’imputation des paiements du Code civil belge, d’abord sur les intérêts et frais dus, et ensuite seulement sur le principal des factures impayées, par ordre d’ancienneté.

10.6 Tous les frais judiciaires et extrajudiciaires (de recouvrement) raisonnablement exposés par le prestataire en raison du non-respect par le donneur d’ordre de ses obligations de paiement sont à la charge du donneur d’ordre, avec un minimum de 15 % de la facture.

10.7 Si la situation financière ou le comportement de paiement du donneur d’ordre le justifie selon l’appréciation du prestataire, le prestataire est en droit d’exiger du donneur d’ordre qu’il constitue sans délai des sûretés (complémentaires) sous une forme à déterminer par le prestataire. Si le donneur d’ordre omet de constituer la sûreté demandée, le prestataire est en droit, sans préjudice de ses autres droits, de suspendre immédiatement la poursuite de l’exécution du contrat, et tout ce dont le donneur d’ordre est redevable au prestataire, à quelque titre que ce soit, est immédiatement exigible.

Article 11 Résiliation anticipée et résolution

11.1 Si le donneur d’ordre ne respecte pas, ne respecte pas correctement ou ne respecte pas en temps utile une quelconque obligation découlant du contrat conclu avec le prestataire, le prestataire est en droit de résoudre le contrat en tout ou en partie, ou de suspendre la (poursuite de l’)exécution du contrat. Dans ces cas, le prestataire est en outre en droit d’exiger le paiement immédiat de ce qui lui revient.

11.2 Ce qui précède est sans préjudice des autres droits du prestataire, y compris le droit à l’indemnisation du dommage subi du fait de la résolution.

11.3 En cas de résolution telle que visée au premier alinéa, le prestataire n’est en aucun cas tenu à une quelconque indemnisation du dommage du donneur d’ordre.

11.4 Si, même après mise en demeure, le donneur d’ordre empêche une exécution correcte par le prestataire, le prestataire a le droit de résoudre le contrat.

11.5 Même en cas de résolution d’un commun accord, le prestataire conserve son droit à l’indemnisation du dommage subi du fait de cette résolution.

11.6 Si le donneur d’ordre souhaite procéder à la résiliation anticipée du contrat, celle-ci doit se faire par lettre recommandée pour la fin d’un mois civil, moyennant un préavis d’au moins 1 mois. Cette résiliation ne peut intervenir qu’après l’expiration d’un délai minimum de 3 mois après le début de la mission.

11.7 En cas de résiliation, les enquêtes en cours seront achevées dans la mesure du possible pendant le délai de préavis, et les travaux effectués dans le cadre des enquêtes en cours seront facturés.

11.8 Chacune des parties est en droit de mettre fin au présent contrat avec effet immédiat si l’autre partie, après sommation écrite, reste en défaut de respecter les obligations qu’elle a contractées par le contrat.

Article 12 Force majeure

12.1 Le prestataire n’est pas responsable du ou des manquements dans l’exécution du contrat en cas de force majeure. Par force majeure, on entend, outre ce que la loi et la jurisprudence entendent à ce sujet, toutes les causes extérieures, prévues ou non, sur lesquelles le prestataire ne peut exercer aucune influence, mais qui mettent le prestataire dans l’impossibilité de respecter ses obligations. Par force majeure, on entend en tout cas :
– la grève, l’absentéisme excessif pour cause de maladie du personnel et une pénurie (temporaire) de personnel ;
– l’incendie, les pannes d’exploitation et les pannes techniques au sein de l’entreprise du prestataire ou de celle de tiers auxquels le prestataire fait appel ;
– la fourniture de données inexactes, ou l’absence de collaboration suffisante, par le donneur d’ordre ;
– la guerre ou la menace de guerre, le terrorisme ou la menace terroriste, l’émeute et/ou le sabotage.
12.2 En cas de force majeure, le prestataire et le donneur d’ordre ont le droit, dans les trois semaines suivant la survenance de la circonstance constitutive de force majeure, au choix de prolonger la mission ou de résoudre le contrat (en tout ou en partie), ou d’annuler le contrat, sans être tenus à une quelconque indemnisation envers l’autre partie.

12.3 Si, lors de la survenance de la force majeure, le prestataire a rempli ou peut remplir partiellement ses obligations, le prestataire est en droit, en cas de résolution ou d’annulation, de facturer la partie du contrat déjà exécutée et le donneur d’ordre est tenu de la payer.

Article 13 Sécurité et vie privée

13.1 En concluant le contrat, le donneur d’ordre autorise le prestataire à traiter les données à caractère personnel des clients du donneur d’ordre exclusivement et uniquement dans la mesure nécessaire à l’exécution du contrat et aux tâches administratives et de gestion du prestataire, conformément aux instructions écrites du donneur d’ordre. Le donneur d’ordre sélectionne les données à caractère personnel des clients du donneur d’ordre qu’il souhaite faire examiner par Bureaubuitenland.be. Ces données à caractère personnel des clients du donneur d’ordre ne sont accessibles qu’au prestataire et à ses collaborateurs ainsi qu’aux tiers auxquels le prestataire fait appel, et ne sont pas communiquées à d’autres tiers, sauf si le prestataire y est tenu en vertu de la loi ou d’une décision judiciaire.

13.2 Le prestataire s’abstient de consulter les e-mails et/ou fichiers (personnels) du donneur d’ordre et ne les met pas à la disposition de tiers, sauf si le prestataire y est tenu en vertu de la loi ou d’une décision judiciaire.

13.3 Dans la mesure où le prestataire traite des données à caractère personnel pour le compte du donneur d’ordre, il le fait en tant que sous-traitant de données à caractère personnel au sens du règlement général sur la protection des données (Algemene Verordening Gegevensbescherming ; ci-après : RGPD). Le donneur d’ordre est le responsable du traitement au sens du RGPD.

Le donneur d’ordre respectera toutes les obligations qui lui incombent en tant que responsable du traitement au sens du RGPD pour ce traitement de données et tiendra le prestataire indemne de toute action fondée sur le non-respect de ces obligations.

13.4 Le prestataire met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la perte ou contre toute forme de traitement illicite. Ces mesures garantissent, compte tenu de l’état de la technique et des coûts de leur mise en œuvre, un niveau de sécurité approprié au regard des risques que présentent le traitement et la nature des données à protéger. Le prestataire a conclu un contrat de sous-traitance (ultérieure) avec le Data Processor qui gère dans le Cloud les données à caractère personnel que le prestataire traite pour le compte du donneur d’ordre, ainsi qu’avec les indépendants qui travaillent pour le prestataire et les cabinets d’avocats et bureaux d’expertise qui réalisent les enquêtes à l’étranger.

13.5 La responsabilité de la notification des fuites de données incombe exclusivement au prestataire lorsqu’il s’agit du traitement de données à caractère personnel des clients du donneur d’ordre lui-même qui sont stockées par le prestataire et ses collaborateurs dans le système de gestion des processus d’entreprise du prestataire dans le Cloud.

13.6 En vertu du contrat de sous-traitance (ultérieure) conclu avec le Data Processor, les données à caractère personnel sont traitées au sein de l’UE/EEE.

13.7 Pour les données à caractère personnel stockées sur ou via le système de gestion des processus d’entreprise du donneur d’ordre, l’obligation de notification des violations de la sécurité incombe entièrement au donneur d’ordre.

Article 14 Responsabilité

14.1 Le prestataire est tenu de s’efforcer d’exécuter le contrat de manière appropriée, dans le respect des exigences d’un prestataire diligent et de la législation et de la réglementation applicables. Si, malgré cela, une quelconque responsabilité devait incomber au prestataire, cette responsabilité est, sauf dol ou faute grave, en tout état de cause expressément limitée conformément au présent article.

14.2 Si une erreur est commise parce que le donneur d’ordre a fourni au prestataire des informations inexactes ou incomplètes, le prestataire n’est pas responsable du dommage qui en résulte.

14.3 La fourniture d’un ou de plusieurs avis par le prestataire n’engage en aucun cas la responsabilité du prestataire. Il appartient au donneur d’ordre d’apprécier la valeur de l’avis ou des avis donnés au regard des critères pertinents pour le donneur d’ordre, y compris juridiques.

Le donneur d’ordre est libre de suivre ou non, ou de suivre partiellement, l’avis ou les avis et est entièrement responsable de ce qui découle de sa décision.

14.4 La responsabilité du prestataire est limitée au dommage direct.

14.5 La responsabilité pour le dommage indirect est exclue. Par dommage indirect, on entend en tout cas : le dommage consécutif, le manque à gagner, les économies manquées, les amendes, l’atteinte à l’image et le dommage résultant de la stagnation de l’activité.

14.6 Si – compte tenu des alinéas précédents – une responsabilité pour dommage naît à un moment quelconque dans le chef du prestataire, cette responsabilité est limitée au maximum au montant versé par son assureur, majoré de la franchise ; ce dommage ne dépassera cependant jamais la valeur facturée de la partie spécifique de la mission à laquelle la responsabilité se rapporte. Si la mission est principalement un contrat à exécution successive d’une durée de plus de trois mois, la valeur facturée maximale pour (cette partie de) ce contrat est fixée au total des rémunérations dues au cours des trois derniers mois précédant l’événement dommageable, hors TVA.

14.7 Le dommage dont le prestataire est responsable en vertu des alinéas précédents n’est indemnisable que si le donneur d’ordre l’a porté à la connaissance du prestataire dans les 30 jours suivant sa survenance, à moins que le donneur d’ordre ne puisse rendre plausible qu’il ne pouvait raisonnablement pas signaler ce dommage plus tôt.

Article 15 Droit applicable

15.1 Le droit belge s’applique à tous les contrats entre le donneur d’ordre et le prestataire auxquels les présentes conditions générales s’appliquent.

15.2 Tous les litiges liés aux contrats entre le donneur d’ordre et le prestataire auxquels les présentes conditions s’appliquent sont tranchés par les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire d’Anvers, où le prestataire est établi.

15.3 Par dérogation aux dispositions de l’alinéa 2, le donneur d’ordre et le prestataire peuvent, d’un commun accord, soumettre un litige à une médiation ou à une commission indépendante de règlement des litiges.

Article 16 Connaissance des présentes conditions

Les présentes conditions ont été envoyées au donneur d’ordre à chaque fois avec le contrat et font partie de ce contrat.

Les présentes conditions générales ont été établies par Bureaubuitenland België BV, numéro d’entreprise 0736.772.309.