Déclaration de confidentialité

Bureaubuitenland België BV, Brusselstraat 51, 2018 Antwerpen, numéro d’entreprise 0736.772.309. Version d’octobre 2026.

La présente déclaration de confidentialité explique quelles données à caractère personnel nous traitons, pourquoi nous le faisons, combien de temps nous les conservons, avec qui nous les partageons et quels sont vos droits. Elle s’applique à notre site web www.bureaubuitenland.be et à nos services fournis aux CPAS, aux sociétés de logement et à d’autres donneurs d’ordre.

Vous pouvez poser vos questions sur la présente déclaration ou sur vos données via info@bureaubuitenland.be ou par courrier à l’adresse ci-dessus. Notre délégué à la protection des données (DPO) est M. Danny Baerts, joignable via info@dpoassociates.eu.

Nous traitons des données à caractère personnel de trois groupes.

Personnes de contact chez les donneurs d’ordre et les relations. Les collaborateurs des CPAS, des sociétés de logement, des cabinets d’avocats, des fournisseurs et d’autres organisations avec lesquels nous sommes en contact ou concluons un contrat.

Visiteurs de notre site web. Toute personne qui visite notre site web ou remplit un formulaire.

Personnes concernées par des enquêtes. Les personnes à propos desquelles un donneur d’ordre nous demande d’examiner si elles possèdent des biens immobiliers à l’étranger. Pour ce groupe, nous agissons en tant que sous-traitant pour le compte du donneur d’ordre. Le donneur d’ordre est le responsable du traitement et détermine la finalité et la base juridique de l’enquête. Les accords à ce sujet figurent dans le contrat de sous-traitance que nous concluons avec chaque donneur d’ordre.

Personnes de contact chez les donneurs d’ordre. Nom, fonction, organisation, adresse e-mail et numéro de téléphone professionnels, correspondance, offres, contrats et factures. Nous utilisons ces données pour exécuter le contrat, facturer, vous informer de l’avancement des dossiers et respecter nos obligations administratives et légales.

Visiteurs du site web. Les données que vous saisissez dans un formulaire (nom, organisation, fonction, adresse e-mail, numéro de téléphone, votre question), votre adresse IP et les cookies que vous autorisez via la bannière de cookies. Nous utilisons ces données pour répondre à votre question ou à votre demande, pour lutter contre les abus de notre site web et, uniquement avec votre consentement, pour mesurer l’utilisation du site web.

Personnes concernées par des enquêtes. Exclusivement les données que le donneur d’ordre nous fournit et qui sont nécessaires pour pouvoir établir l’existence d’un bien immobilier au nom de la personne : nom, date et lieu de naissance, nationalité, éventuellement le nom du partenaire ainsi que les noms et dates de naissance des parents, et le pays d’enquête. Nous traitons ces données uniquement pour l’enquête commandée par le donneur d’ordre et sur ses instructions écrites. Nous ne les utilisons jamais à d’autres fins.

• Exécution d’un contrat : pour les données des donneurs d’ordre et des relations.
• Obligation légale : pour notre comptabilité et notre administration fiscale.
• Intérêt légitime : pour la sécurité de notre site web et de nos systèmes et pour la conservation de la correspondance.
• Consentement : pour les cookies qui ne sont pas strictement nécessaires. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment via la bannière de cookies.
• Mission du responsable du traitement : pour les personnes concernées par des enquêtes. Le donneur d’ordre détermine la base juridique, généralement une mission prévue par la loi ou un intérêt légitime lié au contrôle de la légalité d’une allocation ou d’un logement social.

Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle nous les avons reçues.

• Demandes et questions via le site web : douze mois après leur traitement, sauf si un contrat en découle.
• Données des donneurs d’ordre et des relations : pendant toute la durée de la relation, puis aussi longtemps que la loi l’exige. Nous conservons les pièces comptables pendant sept ans.
• Dossiers des personnes concernées par des enquêtes : le délai convenu dans le contrat de sous-traitance avec le donneur d’ordre. À l’expiration de ce délai, nous détruisons les données ou les restituons au donneur d’ordre.

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel et ne les partageons qu’avec les parties nécessaires à nos services.

Avocats, agents immobiliers et experts dans le pays d’enquête. Ils réalisent les enquêtes sur place sous notre supervision. Nous avons conclu avec chacun d’eux un contrat comportant des accords de confidentialité et de sécurité. Ils ne reçoivent que les données nécessaires à l’enquête concernée.

Microsoft 365. Notre messagerie, nos documents et nos dossiers sont hébergés dans Microsoft 365, avec un stockage dans des centres de données situés au sein de l’Union européenne et un contrat de sous-traitance avec Microsoft.

Cookiebot. Gère le consentement aux cookies sur notre site web.

Autorités publiques et juridictions. Lorsque la loi ou une décision judiciaire nous y oblige.

Une enquête patrimoniale à l’étranger implique que des données de personnes concernées sont transmises au pays d’enquête, au sein ou en dehors de l’Union européenne. Cela n’a lieu que dans la mesure où l’enquête l’exige, uniquement à destination de l’avocat ou de l’expert que nous avons mandaté, et sur la base des garanties que le RGPD (règlement général sur la protection des données) prescrit pour de tels transferts, dont les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Le donneur d’ordre en est informé au préalable dans le contrat de sous-traitance.

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées : authentification multifacteur sur tous nos comptes, stockage et connexions chiffrés, accès réservé aux collaborateurs qui ont besoin des données pour leur travail, un canal sécurisé pour l’échange des données de dossier avec les donneurs d’ordre (jamais via le formulaire du site web ou un e-mail ordinaire), une obligation de confidentialité pour tous les collaborateurs et les tiers auxquels nous faisons appel, et un protocole en cas de fuite de données pour le cas où un incident surviendrait malgré tout.

Vous avez le droit d’accès à vos données, de rectification des données inexactes, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime, et à la portabilité des données que vous avez vous-même fournies. Vous pouvez retirer à tout moment le consentement que vous avez donné.

Si vous êtes une personne concernée par une enquête, vous exercez ces droits auprès du donneur d’ordre qui a fait réaliser l’enquête. Celui-ci est le responsable du traitement. Nous assistons le donneur d’ordre à cet égard.

Envoyez votre demande à info@bureaubuitenland.be. Nous pouvons vous demander de vous identifier. Vous recevez une réponse dans un délai d’un mois.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, faites-le-nous d’abord savoir. Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (APD), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, téléphone 02 274 48 00.

Vous trouverez dans notre déclaration relative aux cookies quels cookies nous utilisons et comment modifier vos préférences.

Modifications

Nous pouvons adapter la présente déclaration de confidentialité. La version en vigueur est disponible en permanence sur www.bureaubuitenland.be. La présente version date d’octobre 2026 et remplace la version de juin 2023.